167- نکاتی درباره ایمیل (1)

هرروز ایمیل‌های فراوانی دریافت می‌کنم و چنین می‌اندیشم که برخی دوستان، نیاز به راهنمایی اندکی درباره کار با ایمیل دارند:

 

1- درست‌نویسی

وقتی ارائه بلیت اتوبوس، نشان‌دهنده شخصیت شماست، قطعا چگونگی ارسال یک ایمیل هم اهمیت بسیار بیشتری دارد. بنابراین ایمیل خود را تر و تمیز بنویسید:

الف- تا جایی که می‌شود آیین نگارش را رعایت کنید.

ب- یا درست انگلیسی بنویسید یا درست فارسی، فینگلیش ننویسید. هم برای شما بسیار بد است و هم پدر چشم خواننده را درمی‌آورد. به‌ویژه در نامه‌نگاری رسمی رعایت بفرمایید. من گاه در محل کار خود، نامه رسمی فینگلیش دریافت می‌کنم. آخر به فرستنده‌اش که معمولا دکتری مهندسی چیزی هم هست چه بگویم؟

پ- اگر لازم است از رنگ‌آمیزی و تغییر اندازه قلم استفاده نمایید.

ت- چه بهتر که نامه شما امضایی داشته باشد. تقریبا همه سرویس‌های ارائه‌کننده ایمیل به شما اجازه می‌دهند که امضا (Signature) برای ایمیل خود تهیه کنید. نام و نام خانوادگی، سمت، تلفن، نشانی و وب‌سایت محل کار خود را پایین ایمیل قید کنید. (البته اگر شغلتان محرمانه یا غیرقانونی نیست.) چه اشکال دارد دوستان شما، بدانند شما کجا کار می‌کنید و چگونه می‌توان با شما تماس گرفت؟

ث- اگر قصد مخفی‌کاری یا سرکارگذاشتن خلق‌ا... را ندارید و واقعا می‌خواهید استفاده جدی از ایمیل بکنید، طوری تنظیمش کنید که نام و نام خانوادگی شما به عنوان فرستنده بیاید. نه چیزهایی مثل A B، MagMag ، یا خود ایمیل (مثلا ali@ali.com) ... چه معنی دارد که مخاطب شما سردرگم شود که بالاخره این ایمیل از کیست؟

 

 

2- و انسان bcc را آفرید ...

باباجان ایمیل خوب می‌خواهی برای دوستت بفرستی بفرست، چرا اسم همه را در فیلد cc یا to می‌گذاری؟ وقتی می‌خواهید برای یک جمع از دوستان ایمیل بزنید هیچ لزومی ندارد که مخاطبان اسم یکدیگر را ببیند. گذاشتن اسامی در cc و to باعث می‌شود که ایمیل دوستان شما «کش رفته شود» و توسط مزاحمان اینترنتی مورد سوء استفاده قرار گیرد. مثلا ایمیل وبلاگ من silence1355@yahoo.com است. اگر این ایمیل دائما این ور و آن ور در فیلد cc قرار گرفته شود بعد از مدتی وارد فهرست افراد مزاحم خواهد شد و آنها با نرم‌افزارهای خود ایمیل‌هایی از طرف silence1355@yahoo.com به این طرف و آن طرف خواهند فرستاد. در صورتی که فرستنده‌اش اصلا من نیستم. به دوستانتان رحم کنید و این طوری ایمیل آنها را در اینترنت پخش نکنید. اسم خودتان را در قسمت to قرار دهید و اسم همه افراد باقیمانده را در قسمت bcc بگذارید. باشد که خداوند فضایی رایگان در بهشت نصیبتان کند. (به همین خاطر است که می‌بینید سایت‌های پربیننده ایمیلشان را به شکل متفاوت می نویسند. مثلا می‌نویسند silence1355 at yahoo dot com این کار باعث می‌شود نرم‌افزارهای خودکاری که کارشان ایمیل‌دزدی است، به در بسته بخورند.)

 

3- شاید که پلنگ خفته باشد ...

وقتی ایمیلی به شکل ایمیلی خودش، یعنی xxx@yyy.comمی‌آید به احتمال زیاد ویروس است. مثلا من اگر خودم به شما ایمیل بزنم، شما خواهید دید که از طرف Shortcut Weblog برایتان ایمیل آمده. اما اگر کار حضرات مزاحم باشد، ایمیل از طرف silence135@yahoo.com به شما خواهد رسید. معمولا چنین ایمیل‌هایی پیام‌هایی کاملا  قالبی و کلیشه‌ای دارند. مثلا Re: HI یا مثلا Microsoft Prize یا I love you یا موضوعات جنسی، جذاب یا سیاسی ... اگر چنین ایمیلی را باز کردید ضمیمه آن را اصلا باز نکنید. چون ویروس است. (معمولا ضمیمه این فایل‌ها پسوند txt، jpg، exe یا zip دارد. دقت کنید که شرکت‌های مهم هیچگاه ایمیل شخصی برای ارتقای سیستم یا خدمات نمی‌فرستند. همیشه در وب‌سایتشان چنین نکات فنی را قید می‌کنند و به مردم ایمیل نمی‌زنند.)

 

4- دودرشدن دوستان

ایمیل‌های دوستانتان را ندیده پاک نکنید. اگر نمی‌خواهید بخوانیدش آن را Mark as read کنید. سرویس‌دهندگانی مثل Yahoo اگر زیاد ایمیلی را ندیده پاک کنید فکر می‌کنند آن فرستنده، مزاحم شماست و بعد از مدتی آن را مستقیما به Bulk می‌فرستند. یعنی از جلوی چشم شما دورش می‌کند. آنوقت شما بدون اینکه بخواهید دوستتان را فیلتر می‌کنید و دیگر ایمیل‌های آن دوست را در Inbox نمی‌بینید و در نتیجه ایمیل‌های مهمی را که برایتان ممکن است بفرستد از دست خواهید دید. برای اینکه دوستانتان هیچوقت Bulk نشوند، ایمیل آنها را به Address Book ایمیل خود اضافه کنید. این طوری سرویس‌دهنده خواهد فهمید که آن شخص، دوست شماست و مزاحم نیست.

 

انشاءا... حوصله‌ای باشد بقیه‌اش را در فرصتی دیگر می‌نویسم.

 

 

پارسال پیرارسال همین روزها:

اهمیت دانش16-5-82

Login Name & Password Please 83-5-15

 

  
نویسنده : علی ; ساعت ٢:٢٢ ‎ب.ظ روز ۱۳۸٤/٥/۱٥
تگ ها :